Le regole per una buona accoglienza

Saper accogliere un turista, un visitatore, insomma un ospite in una struttura ricettiva impone sempre una certa attenzione e occorre fare attenzione nel dimostrare professionalità e correttezza senza sconfinare nell’eccessivo formalismo che potrebbe creare quella spiacevole sensazione di “distacco” tra le parti.  Questo non vuol dire comunque di avere un atteggiamento fin troppo espansivo, amichevole, cosa che potrebbe anch’essa, a sua volta, creare disagio ed imbarazzo all’ospite. L’approccio ed il comportamento da sostenere devono tendere alla socialità senza sconfinare nell’eccessiva curiosità o nell’impertinenza di alcune domande che potrebbero andare ad intaccare il rispetto della privacy altrui. Mostrarsi disponibili e competenti nel fornire tutte le informazioni che possano rivelarsi utili all’ospite senza tuttavia di riempirlo di notizie, nozioni e consigli, ma lasciando intendere che qualora volesse interpellarvi per avere informazioni e suggerimenti sul territorio e su cosa vedere, sarete pronti, convincenti e ben lieti di rispondere ai suoi quesiti. Procedure importanti da ricordare: al momento dell’arrivo di un cliente è obbligatorio registrare le generalità degli stessi, entro 24 h dall’arrivo inoltre tali generalità devono essere inviate alla questura di competenza tramite invio di apposite schedine di notifica. Da rilevare che questa procedura sta ormai comunque scomparendo a favore dell’ invio telematico. Infatti sempre più province hanno aderito al servizio web della Polizia di Stato abolendo la trasmissione cartacea dei dati cliente. Il portale di riferimento è il Portale Alloggiati al quale si accede ottenendo dalle autorità le chiavi di accesso. Per iscriversi al portale è necessario inviare alle autorità la licenza / dichiarazione di attività della struttura ricettiva e la copia documento di chi ne è titolare. Altro obbligo spettante al gestore di una struttura ricettiva è l’invio mensile del registro presenze Istat all’ufficio del turismo di competenza locale. (L’invio di questo documento che può avvenire tramite fax, email o consegna manuale) è obbligatorio anche qualora non si siano registrate presenze e arrivi mensili presso la propria struttura.

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